Tu salón, al día en una tarde

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Abre Rifiora en tu celular e instálala

Rifiora no se descarga de una tienda: se abre desde el navegador y se guarda en tu pantalla de inicio como una app más.

1. Escribe la dirección en el navegador de tu celular: rifiora.app
2. Guárdala en la pantalla de inicio con los pasos de la derecha, según tu celular
3. Desde ahora, ábrela siempre desde ese icono

Ojo: si la abres desde el icono y también desde el navegador, te pedirá entrar dos veces. Usa siempre el icono.

2

Crea tu negocio

Toca Crear mi negocio debajo del botón Entrar. Esta es tu cuenta de dueña: con ella ves todo.

1. Nombre del negocio y ciudad: así aparecerán en los mensajes a tus clientas
2. Tu nombre y tu correo: con el correo entras
3. Una contraseña de al menos 10 caracteres que puedas recordar
4. El código de invitación que te dimos
5. Toca Crear mi negocio

Ojo: apunta tu contraseña en un lugar seguro. Si la olvidas, tendrás que llamarnos para recuperarla.

3

Tu negocio

Lo básico para que los mensajes y la agenda hablen de ti.

1. Revisa el nombre y la ciudad
2. En ¿Qué ofreces? toca todo lo que aplique: peluquería, uñas, estética facial…
3. En Horario revisa cada día: toca el día para abrirlo o cerrarlo y ajusta la hora en que abres y cierras
4. Si almuerzan a una hora fija, toca + Descanso en el lunes, ajusta la hora y toca Copiar a todos los días. En ese rato la agenda no ofrece citas
5. Toca Continuar

Bien: si el sábado trabajas hasta las 2 de la tarde, cámbialo solo en la fila del sábado. Los días cerrados no reciben citas. Los festivos abren como cualquier día: si cierras alguno, o te vas de vacaciones, lo marcas después en Ajustes › Negocio › Cierres y festivos.

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Tus servicios

Rifiora te sugiere servicios según lo que ofreces. Deja activos los tuyos.

1. Enciende los servicios que haces y apaga los que no
2. Revisa el precio y el cada cuánto vuelve la clienta: con eso Rifiora sabe cuándo avisarte que le toca
3. Toca un servicio para cambiarlo: si el precio no es fijo, elige Rango y pon el desde y el hasta. Si no lo ofreces, al final de esa misma hoja está Eliminar servicio
4. Si falta uno, toca Añadir servicio
5. Toca Continuar

Bien: si una profesional puede hacer dos alisados al tiempo, toca ese servicio, abre Más opciones y sube Clientas a la vez a 2. La agenda dejará cruzar esas citas.

Ojo: no tiene que quedar perfecto hoy. Después puedes cambiarlo en Ajustes › Servicios.

5

Tu equipo

Cada sesión queda a nombre de una profesional. Agrégalas una por una.

1. Toca Añadir profesional
2. Escribe su nombre y, si quieres, el alias con el que la conocen las clientas
3. Toca los servicios que realiza y elige un color para la agenda
4. Si no atiende todos los días, apaga Mismo horario del negocio y marca sus días y horas
5. Toca Guardar. Si tú también atiendes, enciende Yo también atiendo

Bien: el médico que solo va los jueves queda con su horario propio, y la agenda solo ofrecerá sus citas los jueves. Si un día alguien no viene, márcalo en Equipo › su nombre › Marcar un día que no viene (o que ella lo marque en Yo).

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Trae tu lista de clientas

Si ya tienes tus clientas en Excel, en Google Sheets o en una hoja, no las escribas una por una: Rifiora las lee y las revisa contigo antes de guardar.

1. Toca Traer mi lista. Si prefieres, toca Empiezo de cero y lo haces después desde Ajustes › Datos y privacidad
2. Descarga la plantilla (Excel o CSV) y organiza tu lista con esas columnas: Nombre y Celular son obligatorios; apellido, cumpleaños, correo, Instagram y notas, si los tienes
3. En la hoja Historial puedes poner las sesiones pasadas: celular, fecha, servicio y profesional. Con eso, desde mañana Hoy sabe a quién le toca volver
4. Copia las celdas con sus títulos y pégalas en la caja, o sube el archivo CSV. Toca Revisar antes de guardar
5. Revisa el resumen: cuántas son nuevas, cuáles ya existían y qué filas tienen problemas. Si un servicio no coincide por el nombre, emparéjalo ahí mismo
6. Marca la casilla de autorización y toca Importar

Bien: si pegaste algo mal, en la pantalla final está Deshacer importación: retira lo que acabó de entrar y no toca nada más. ¿Pocas sesiones y sin hoja? Anótalas una por una desde la ficha de cada clienta (paso 18).

Ojo: celulares de diez dígitos, sin +57. Si Excel te los convierte en 3,1E+09, pon la columna como texto. Las sesiones de hace más de 18 meses no entran: no cambian los recordatorios.

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Tu WhatsApp

Los mensajes salen del WhatsApp que tengas en la mano. Aquí solo guardas el número del negocio.

1. Escribe el celular de WhatsApp del negocio (puedes dejarlo vacío por ahora)
2. Enciende Mis clientas saben que el centro les escribe por WhatsApp. Lo marcas una sola vez; no hay que preguntarle a cada clienta
3. Toca Continuar

Ojo: Rifiora no envía nada sola. Cada mensaje lo abres tú en WhatsApp y lo envías con un toque. Así nunca sale un mensaje que no hayas visto.

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Tus mensajes

Son los textos que Rifiora te prepara: para recordar la cita, para avisar que le toca volver, para el cumpleaños y para cobrar.

1. Léelos. Ya vienen con el nombre de tu negocio y suenan a ti, no a un robot
2. Si quieres cambiar una palabra, toca Ajustar en ese mensaje y guarda
3. Toca Finalizar. Más adelante también los cambias en Ajustes › Plantillas

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¡Listo! Tu día empieza aquí

Esta es tu pantalla de cada mañana. Hoy está vacía porque todavía no hay clientas; se va llenando sola a medida que registras.

1. Arriba verás cuántas citas, cumpleaños y clientas para ofrecer tienes hoy
2. El botón + de abajo sirve para todo: nueva clienta, nueva cita, nueva sesión
3. Las pestañas de abajo: Hoy, Clientas, Agenda y Equipo

10

Crea las cuentas de tu equipo

Toca tu foto, arriba a la derecha en Hoy, y luego Equipo y accesos › Cuentas.

1. Toca Añadir usuaria
2. Escribe su nombre y su correo (con ese correo entrará)
3. Elige el rol Profesional y vincúlala con su nombre en el equipo (o Administradora, si va a manejar la sede contigo)
4. Toca Guardar

Ojo: la Administradora maneja la sede como tú (agenda, clientas, campañas y caja), pero no trae, borra ni descarga tus datos. El rol Dueña lo puede todo, incluida la descarga: dáselo solo a quien sea dueña contigo.

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Entrégale su contraseña inicial

Al guardar, Rifiora crea una contraseña para ella y te la muestra una sola vez.

1. Toca Copiar y pásasela en persona o por WhatsApp
2. Ella entra con su correo y esa contraseña en la misma dirección de Rifiora
3. Rifiora le pedirá cambiarla por una suya la primera vez

Bien: si una profesional olvida su contraseña, entras a Equipo y accesos › Cuentas, tocas su nombre y eliges Reiniciar contraseña. Nadie tiene que llamarnos.

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Lo que ve tu equipo (y lo que no)

Así se ve Rifiora para una profesional: su agenda del día y las sesiones por registrar.

1. Ve sus citas y registra lo que le hizo a cada clienta, con fotos
2. Ve solo el nombre de las clientas que atiende
3. Nunca ve teléfonos, redes, mensajes, precios de otras ni la base completa de clientas

Bien: la base de clientas es tuya. Esto no es un ajuste que alguien pueda cambiar: lo impone el sistema.

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Tu primera clienta

Toca + y luego Nueva clienta. Tres datos y listo; lo demás se completa después.

1. Nombre, apellido y celular
2. Pregúntale si permite fotos de su trabajo; queda guardado en Más datos. Por WhatsApp no tienes que preguntarle: si algún día te pide no recibir mensajes, márcala No contactar en su ficha
3. Si la quieres facturar algún día, en Más datos también está la cédula (opcional): solo tú la ves y después la encuentras escribiendo sus números en el buscador
4. Toca Continuar a la sesión si la estás atendiendo ahora, o Guardar sin sesión

Ojo: escribe el celular sin el +57: Rifiora lo pone sola. Si el número ya existe, te avisa para no duplicarla.

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Agenda una cita

Toca + y luego Nueva cita, o entra a Agenda y toca el + de arriba.

1. Busca la clienta por nombre o teléfono. Si no existe, créala ahí mismo
2. Elige el servicio y la profesional
3. Elige la fecha y la hora: Rifiora solo muestra las horas libres de esa profesional
4. Deja encendido el recordatorio por WhatsApp y toca Guardar cita

Bien: en Agenda ves el día completo con un color por profesional, y puedes cambiar de día deslizando la tira de fechas.

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Registra lo que le hiciste

Desde la cita o desde la ficha de la clienta, toca Registrar sesión. En un servicio largo, empieza al llegar la clienta y termina al despedirla.

1. Elige el servicio y quién atiende (desde la cita ya vienen listos)
2. Al empezar, toma las fotos del antes, si la clienta lo permitió, y ve a trabajar tranquila
3. Al terminar, toca Seguir registro en la cita o en Hoy: cada foto del antes te espera para tomar su después
4. Revisa el precio, elige cómo pagó y toca Guardar

Bien: antes de guardar verás la próxima visita con día, hora y profesional. Pregúntale «¿Te agendo de una vez?» y enciende Agendar ahora: la cita se abre con esos datos.

Ojo: no tienes que guardar a mitad de camino. Lo que llevas se guarda solo, con las fotos, aunque cierres la app, y Hoy te muestra la sesión en curso.

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Envía el recordatorio por WhatsApp

Un día antes de la cita, Hoy te muestra el recordatorio en Por enviar. También puedes enviarlo desde la cita.

1. Toca Enviar recordatorio: verás el mensaje tal como lo leerá la clienta
2. Toca Abrir WhatsApp: se abre tu WhatsApp con el mensaje listo. Envíalo
3. Vuelve a Rifiora y toca Sí, lo envié. Así queda registrado y no se repite

Ojo: si no tocas Sí, lo envié, Rifiora creerá que falta enviarlo y te lo volverá a ofrecer.

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Cada mañana, abre Hoy

Rifiora ordena tu día en burbujas: arriba, una por cada cosa que toca hoy, con su número rojo; la que más pide va primero, a la izquierda. Toca una y su lista se abre ahí mismo, con las tres primeras clientas y su botón; «Ver las N» abre la lista completa. Tócala otra vez y se cierra. Un solo toque: nada se desliza.

1. Volver: a estas clientas les toca volver. Toca WhatsApp para ver el mensaje con su descuento; si ya te respondió, el botón es Agendar
2. Cumples: toca Felicitar y envía el saludo por WhatsApp
3. Confirmar: las citas de hoy sin confirmar; Confirmó la pasa a confirmada sin entrar en ella. Espacios y Referidos: los espacios que se liberaron para ofrecerlos y las clientas que te recomendaron a alguien
4. Cada vez que haces algo, la fila se pone verde y el número baja; cuando una burbuja queda al día te lo dice y te ofrece seguir con la siguiente
5. ¿Una duda? Toca el ? arriba a la derecha, en esta y en cualquier pantalla: te muestra solo las preguntas de esa pantalla y, al tocar una, el tutorial paso a paso. En Ajustes › Aprende están todos, con los recorridos completos y las buenas prácticas
6. Si estás en una sesión, su aviso va arriba de todo. Debajo de las burbujas, Sigue en la agenda (la próxima cita y las que vienen) y Por cerrar: las citas de la semana que nadie cerró. Toca Registrar sesión si vino o No asistió si no llegó: te ofrece escribirle «Te esperábamos» o reagendarla, y si lo dejas para después sale en Volver con «No vino»
7. Citas por mover: si cerraste un día o alguien no viene, aquí salen las citas que quedaron ese día. Toca Avisar para escribirle a la clienta y Mover para cambiar la cita

Bien: no hace falta acordarse de nadie. Si registras cada sesión, Rifiora calcula sola cuándo avisar.

18

La ficha de cada clienta

Clientas es tu directorio: primero las que vinieron hace poco (hoy, esta semana, este mes) y después todas de la A a la Z; toca una letra del borde para saltar. Cada fila trae el nombre y, solo si le pasa algo, una línea en color («Le toca volver», «Pronto le toca», «Nueva»…). Busca por nombre, celular o Instagram, o toca el botón de filtros: quién la atiende, en qué van, qué se hacen, última visita, cumpleaños y más, combinables; te dice cuántas son antes de aplicar. La ficha reúne todo lo que necesitas antes de atenderla.

1. Arriba: WhatsApp y Llamar con un toque, Editar y + Sesión
2. Servicios y recontactos: qué le toca y cuándo
3. Historial con fotos del antes y el después, Notas y Mensajes enviados
4. Precios, en el Historial: lo que ha pagado por cada servicio, de menor a mayor. Toca un servicio para ver cada visita con su nota

Bien: si antes de Rifiora ya la atendías, enciende Registrar sesiones anteriores en Ajustes › Datos y privacidad y toca + Sesión anterior en su Historial: fecha, servicio, lo que pagó y una nota. Así sabes su precio y Hoy te avisa cuándo le toca volver.

Ojo: si una clienta pide que borres sus datos, en el menú ⋯ de su ficha está Eliminar clienta. Es definitivo.

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Contraseñas, perfil y cerrar sesión

1. Una profesional olvidó su contraseña: Equipo y accesos › Cuentas › su nombre › Reiniciar contraseña. Dale la nueva; ella la cambia al entrar
2. Tú olvidaste la tuya: llámanos. Verificamos que eres tú y te damos una temporal por teléfono
3. Tu foto, tu contraseña o cerrar sesión: en Mi perfil (toca tu foto arriba en Hoy). Para la foto, toca la cámara
4. Tienes otra sede: en Mi perfil › Mis centros, toca Crear otro centro con el código que te damos. Entras con el mismo correo y cada una guarda sus propias clientas, agenda y equipo. Para cambiar de sede rápido, toca en Hoy el nombre de tu centro, arriba a la izquierda: ahí también ves cómo va hoy cada una
5. Una profesional trabaja en dos de tus sedes: entra a la otra sede, toca Equipo y accesos › Cuentas › Añadir usuaria y escribe su mismo correo. Rifiora te avisa que ya tiene cuenta: toca Agregarla a este centro. Ella entra con su contraseña de siempre y cambia de sede desde Hoy. Si deja esa sede: su nombre › Quitar de este centro
6. Quieres que alguien maneje una sede contigo: entra a esa sede, Equipo y accesos › Cuentas › su nombre › Cambiar rol › Administradora (o añádela con ese rol). Maneja la sede como tú, pero no trae, borra ni descarga tus datos
7. Alguien dejó de trabajar contigo: Equipo y accesos › Cuentas › su nombre › Desactivar. Sale de inmediato de Rifiora

Ojo: si un celular se pierde, desactiva esa usuaria o reinicia su contraseña: ninguna sesión suya queda abierta.

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Tus datos están seguros

1. Tu base de clientas es tuya: nadie de tu equipo la ve completa ni puede copiarla
2. Rifiora guarda una copia de tu información todos los días
3. Puedes descargar todos tus datos cuando quieras, con tu contraseña: Ajustes › Datos y privacidad › Descargar todos mis datos (clientas, historial, citas y mensajes)
4. Si borras algo por error, llámanos: podemos volver al día anterior
5. Los mensajes salen de tu WhatsApp: Rifiora nunca escribe por ti

Bien: empieza hoy con tus clientas de esta semana. En un mes Rifiora ya sabrá a quién llamar cada día.